ApotheekCoach

ApotheekCoach

Algemeen

Doel en doelgroep

  1. Openbare, zelfstandige apotheek.
  2. Apotheken met een Pharmacom, CGM of SmartMed-systeem.

Belangrijkste functies en mogelijkheden

  1. Contactgegevens van de apotheek invoeren.
  2. Koppelen van medicijnautomaten of uitdeelposten
  3. Bezorgtags voor ApotheekBezorgt.

Gebruikershandleiding

Dashboard

In het dashboard zie je de recepten die aangeschreven zijn met een tag (Pharmacom en FarmaSys) of kluiscode (CGM). 



Als er achter een recept een opmerking staat: 'missing info' (in een rode balk), dan betekent dat dat er geen e-mailadres of telefoonnummer bekend is.
Als je klikt op de rode opmerking, verschijnt er een pop-up waar deze gegevens ingevuld kunnen worden:



Als er achter een recept een opmerking staat: ‘foutief adres’ (in een gele balk), dan betekent dat dat het adres van de patiënt niet klopt.


Als je klikt op de gele opmerking, verschijnt er een pop-up waar deze gegevens aangepast kunnen worden:


Wij adviseren om deze gegevens in het AIS aan te passen. Zodra er een nieuw recept wordt aangeschreven, wordt deze informatie met het recept meegestuurd.

Door op de knop 'filter' te klikken, wordt het menu uitgeklapt en kunnen er verschillende filters toegepast worden:




Account

Uw account

In 'uw account' staan in een overzicht de inloggegevens behorend bij het ingelogde account. Tevens staat er welke rollen er zijn toegekend aan dit account. Onderaan kan er gekozen worden of je standaard in de uitvulmodus wil opstarten, wanneer ApotheekLogistiek wordt geopend. Indien hier niet voor gekozen wordt, start je standaard in de trackmodus. De trackmodus wordt gebruikt voor het opzoeken van de recepten in de apotheek. Lees voor meer informatie over de uitvul- en trackmodus de handleiding van ApotheekLogistiek. 

Beveiliging

Bij beveiliging kan het wachtwoord en de pincode veranderd worden. Ook kan de 2-factor authenticatie worden aangezet. Wij raden ten zeerste aan om deze in te schakelen. Hiervoor klik je op wijzigen:



In het volgende veld wordt uitgelegd wat 2-factor authenticatie inhoudt en kan je op 'aanzetten' klikken.
Als je dit gedaan hebt, opent het volgende veld:



Geef eerst het wachtwoord van ApotheekCoach in, daarna scan je de QR-code op het scherm met je authenticator-app op de mobiele telefoon. Veelgebruikte authenticator-apps zijn Microsoft Authenticator en Google Authenticator. Een authenticator-app dient eerst te zijn geïnstalleerd op je apparaat, voordat je deze stappen uit kunt voeren,

Vul de code in die op de telefoon staat en sla op.  De 2-factor authenticatie is nu ingeschakeld. Dit houdt in dat je altijd de mobiele telefoon nodig hebt om in te kunnen loggen.

Patiënt

In 'patiëntenoverzicht' kan je de patiëntgegevens wijzigen, voorkeuren invullen en gebruikerslogging en communicatie inzien.
Door de geboortedatum of één van de andere zoekcriteria in te vullen, wordt de patiënt opgeroepen:



Als de patiënt is opgeroepen, kan je deze openen door ergens in de regel te klikken, bijvoorbeeld op de naam. Door op 'wijzig patiëntgegevens' te klikken, kun je verschillende gegevens wijzigen, zoals e-mailadres, afleverwijze of communicatie uitzetten op patiëntniveau.

Bij 'patiënt notities' kan er een opmerking worden geplaatst. Deze opmerking wordt op een apart etiket geprint bij het bevestigen van een pakket in ApotheekBezorgt.



Onderaan bij het veld 'recept', zie je de receptgegevens die bekend zijn bij ApotheekCoach.


Door op het receptnummer te klikken, opent zich het veld waarin je de logistieke logging, gebruikerslogging en berichtenhistorie kunt zien. Als de apotheek gebruikt maakt van ApotheekBezorgt, zijn hier ook de bezorgdetails zichtbaar. Door op 'gebruikerslogging' te klikken, kan je zien wie het recept heeft gescand of er een locatie aan toegekend heeft. Indien het pakket van locatie is gewijzigd of de locatie is vrijgegeven, zie je dat hier ook terug. Tevens staat de datum en het tijdstip erbij. In tabblad berichtenhistorie staan onder 'verzonden berichten' de daadwerkelijk verzonden berichten en kan je zien of ze gelezen zijn.



Bij 'patiënten' kunnen er ook patiënten worden ingelezen die een distributievoorkeur hebben, zoals medicijnautomaat of bezorgen. Dit is belangrijk voor apotheken die gebruik maken van ApotheekLogistiek local filling.



Eerst moeten alle patiënten worden ingelezen door op 'voorbeeld.csv' bestand te klikken. Er verschijnt een Excelbestand waarin de benodigde gegevens ingevuld moeten worden. Als dit klaar is, kan er een upload plaatsvinden van de distributievoorkeuren.
Hiervoor moet er in ApotheekCoach worden geklikt op 'upload patient preferences'.


Hier verschijnt ook een Excelbestand waar alle mensnummers moeten worden ingevuld met daarachter een 1, zoals in dit voorbeeld:



Gebruikersbeheer

  1. Gebruikers
  2. Nieuwe gebruiker
  3. Uitnodigingen

Gebruikers

Bij gebruikers is een overzicht te zien van de actieve en inactieve gebruikers. Bij actieve gebruikers is het bolletje groen, bij inactieve gebruikers is het bolletje rood. Door op de 3 puntjes te klikken achter de gebruiker, kan de gebruiker geactiveerd of gedeactiveerd worden.

Nieuwe gebruiker

Een nieuwe gebruiker kan worden toegevoegd door op 'nieuwe gebruiker' te klikken. 




Onderaan moet worden aangegeven welke rol de gebruiker heeft. Een apotheker heeft toegang tot de communicatie module, een assistente heeft dit niet. In dit artikel lees je alles over de verschillende rollen.
In dit veld moeten alle gevraagde gegevens worden ingevoerd. Het wachtwoord is nodig om in te loggen op het account, de pincode is nodig om te kunnen wisselen tussen accounts. Het wisselen van accounts doe je door rechtsboven op het groene bolletje met de initialen te klikken:




Kies vervolgens je eigen naam uit de lijst, klik hierop en bevestig met de pincode. Op deze manier kan er snel gewisseld worden tussen accounts en hoeft er niet geheel worden uitgelogd en weer ingelogd door een andere gebruiker. De naam van de gebruiker is pas zichtbaar in de lijst als er minstens 1x is ingelogd met dat account.

Uitnodigingen

Het is mogelijk om een nieuwe gebruiker uit te nodigen via email:




De gebruiker kan dan zelf het account aanmaken op een gewenst tijdstip.

Apotheek Instellingen

  1. Algemeen
  2. Track & Trace
  3. Afhaalopties
  4. Zorgregel

Algemeen

Onder Algemeen worden de gegevens van de apotheek, apotheker en ApotheekCoach informatie ingevuld door de ApotheekCoach specialist.
Er kan worden aangegeven of de apotheek op zaterdag geopend is en of er automatisch uitgelogd moet worden bij een inactiviteit van 15 minuten.

Track & Trace

Bij Track & Trace worden de gegevens van het AIS ingevuld. Het vinkje bij 'automatisch locatie toewijzen' wordt aangezet als de apotheek ervoor kiest om locaties door ApotheekLogistiek te laten kiezen. 

Als de apotheek ook gebruik maakt van de ApotheekBezorgt-module, worden onderaan de bezorgtags (bezorgroute namen) ingevuld door de ApotheekCoach-specialist. Deze tags zorgen ervoor dat de recepten binnen komen in ApotheekBezorgt.

Afhaalopties

Onder 'afhaalopties' kunnen er uitdeelposten of medicijnautomaten worden toegevoegd, die door de ApotheekCoach-specialist gekoppeld kunnen worden aan speciale kasten of berichtgeving. Met de Pharmaself en Servilocker hebben wij koppelingen, zodat de recepten in APL zichtbaar zijn met de afhaalcodes voor de patiënt. Zodra het recept is opgehaald uit de automaat, wordt de locatie vrijgegeven in ApotheekLogistiek.

Zorgregel

Onder zorgregel kan een Zi-nummer worden toegevoegd om een distributietype te overschrijven. Bijvoorbeeld: een recept voor een patiënt die standaard op 'afhalen' staat, kan door dit Zi-nummer bij het recept als extra regel in te voeren, het distributietype overschreven worden naar 'bezorgen'. Dit kan ook door in het AIS tijdens het aanschrijven al te kiezen voor de juiste distributiewijze.

Communicatie

Communicatie-instelling

Bij communicatie-instelling worden de instellingen voor de communicatie ingericht.




De communicatie kan in het geheel worden uitgezet, er kan gekozen worden of er herhaald berichten worden verstuurd en of er berichten op zondag mogen worden verstuurd. Tevens kan er aangevinkt worden of er tussen bepaalde tijdstippen, bijvoorbeeld 's nachts, geen berichten worden verstuurd.
Onder herhaald berichten versturen zijn er 2 opties:
  1. Verstuur één bericht per dag per patiënt: deze wordt alleen gebruikt bij het filling proces, zodat er niet meerdere berichten worden verstuurd als er meerdere recepten zijn.
  2. Verstuur één bericht per dag per patiënt bij elke track & trace stap: bij iedere TT actie een bericht versturen.



De voorkeuren worden door de ApotheekCoach specialist in de juiste volgorde geplaatst.

Bij 'simcard' wordt het mobiele nummer ingevoerd indien de apotheek SMS-berichten wil versturen. De ApotheekCoach specialist zorgt voor installatie van de dongle.

Communicatiesjabloon

Onder 'communicatiesjabloon; worden de daadwerkelijke berichten ingevuld. Dit is onderverdeeld in 3 onderdelen, ApotheekCoach, ApotheekLogistiek en ApotheekBezorgt.


ApotheekCoach

Bij ApotheekCoach wordt het 'ontvangst recept' bericht aangemaakt. Als de apotheek wil dat er een bericht wordt verstuurd naar de client op het moment dat het recept is aangeschreven, wordt hier een bericht aangemaakt. Dit werkt als volgt: klik op 'voeg nieuw profiel toe'. De volgende pop-up verschijnt:


Bij 'selecteer baseren' kan er gekozen worden om een bericht op distributietype aan te maken, bijvoorbeeld 'afhalen', 'bezorgen' of 'medicijnautomaat'. Er moet dan voor alle gekozen distributietypes een bericht worden aangemaakt. 
Als er voor standaard wordt gekozen, krijgen alle patiënten dit bericht.
Als er op tag (Pharmacom) of kluiscode (CGM) niveau gecommuniceerd moet worden, kies dan voor code.
Als er voor bepaalde codes geen bericht moet worden verstuurd, denk aan IMM recepten en deze worden met een aparte tag/kluiscode aangeschreven, kies dan voor code en maak geen bericht aan. Doordat er een 'leeg bericht' is aangemaakt, wordt deze niet verstuurd.

De vinkjes bij e-mail of SMS kunnen worden aangevinkt:

Er moet een titel worden gegeven aan het bericht: bijvoorbeeld "Uw recept wordt bezorgd" of "Uw bestelling is klaar". Door de labels aan de rechterzijde toe te voegen, kunnen er meerdere opties worden toegevoegd, zoals de link waarmee de patiënt het recept kan volgen, geslacht, naam, bezorgdatum etc.


Als het bericht is aangemaakt, kan er bij communicatievoorkeur aangegeven worden wanneer het bericht verstuurd wordt:


Het wordt aanbevolen om het bericht met een vertraging te versturen. Indien er per ongeluk een foutieve locatie is toegekend, bijvoorbeeld bezorgen in plaats van afhalen, wordt het aangemaakte e-mail- of SMS-bericht nog geannuleerd als de locatie binnen de ingestelde vertraging wordt vrijgegeven.
Onderaan de pagina kan het SMS-bericht worden ingevoerd. Advies is om dit bericht zo kort mogelijk te houden, omdat patiënten anders meerdere berichten krijgen voor één bestelling.

ApotheekLogistiek 

Bij ApotheekLogistiek kunnen berichten worden aangemaakt voor apotheken die gebruik maken van het filling gedeelte en het Track & Trace gedeelte.
Kies hier voor 'voeg nieuw profiel toe' en kies voor ApotheekLogistiek. De volgende pop-up verschijnt:



Bij evenement kies je voor het moment in het proces waarop je een bericht wilt versturen. Dit kan bijvoorbeeld zijn na 'eindcontrole' of 'Track & Trace compleet'.
Het aanmaken van het bericht is omschreven bij ApotheekCoach hierboven.

Communicatiesjabloon i.c.m. status 'ontvangen'

Wat houdt deze functionaliteit in?

1. Na de eindcontrole krijgen alle recepten de status 'onderweg', met de toekomstige locatie 'in de apotheek'.
2. Na ontvangst van de pakketten in de apotheek, worden deze op de juiste afhaallocatie geplaatst.
3. Liggen alle recepten op de juiste locatie? Dan worden de recepten omgezet van 'onderweg' naar 'ontvangen'. 
4. Wanneer voor status 'ontvangen' een bericht aangemaakt is, wordt deze naar de betreffende patiënt verstuurd. 

Hieronder leggen wij uit hoe je een bericht in kunt stellen voor wanneer recepten met de status 'onderweg' worden omgezet naar de status 'ontvangen'.

Inrichting

1. Bericht aanmaken na de statuswijziging van 'onderweg' naar 'ontvangen'.
Ga naar: ApotheekCoach > communicatie > communicatie sjabloon > klik op 'voeg profiel toe'.



Let op: verwijder of pas het bericht dat is ingesteld onder 'eindcontrole' aan, anders ontvangen patiënten twee keer een bericht. Dit kan verwarrend zijn.





ApotheekBezorgt

Bij ApotheekBezorgt worden de berichten aangemaakt die de apotheek wil versturen bij het bezorgproces. Dit gedeelte is alleen toegankelijk voor apotheken die gebruik maken van ApotheekBezorgt. Kies voor 'voeg nieuw profiel toe' en kies op welk moment er een bericht moet worden gestuurd:



Het aanmaken van het bericht staat hierboven beschreven.

Handmatige communicatie

Met de functionaliteit handmatige communicatie is het mogelijk om eenmalig een communicatiebericht uit te zenden naar maximaal 250 patiënten per keer.

Bij 'kies patiënten' kan je patiënten opzoeken aan de hand van de naam van de patiënt, alsmede op client ID. Wanneer het een grote groep patiënten betreft, kun je de client ID's uit een CSV bestand in het veld plakken. Hierna kun je selecteren op welke wijze het bericht verzonden moet worden en zelf een bericht naar keuze toevoegen. Bij het maken van een bericht, kun je eveneens gebruikmaken van labels.





    • Related Articles

    • Releasenote ApotheekCoach V7.0.11.2

      Vertragingstijd verzenden van communicatieberichten verruimd De vertragingstijd die kan worden ingesteld bij het uitsturen van communicatieberichten, is verruimd. Het is nu mogelijk om het verzenden van het communicatiebericht langer dan 24 uur uit ...

    • Releasenotes ApotheekCoach 7.0.3

      Er is een nieuwe status toegevoegd: 'onderweg'. In de logging van de patient wordt de nieuwe ApotheekLogitiek local filling-status getoond.

    • Starten met SLIM Aanschrijven

      Wanneer je wilt starten met SLIM stuur je een aanvraag naar helpdesk@apotheekcoach.nl. Onze supportafdeling neemt dan contact op en zet het proces in gang.

    • Installatiedocument voor CGM gebruikers

      Wij maken hierbij gebruik van een reeds bestaande exportfunctie binnen het AIS, namelijk de SFK uploadfunctie. Het gaat om de export van gepseudonimiseerde gegevens, niet tot de persoon herleidbare gegevens dus. Met deze stap doe je nog geen ...

    • Installatiedocument voor Pharmacom gebruikers

      Inleiding Controleer of ApotheekCoach als derde bestaat 1. Log in als beheerder in Pharmacom 2. Controleer of ApotheekCoach als derde al bestaat 3. Zo nee: er moet een nieuwe derde (geadresseerde) aangemaakt worden in Pharmacom Beheer. 4. Zo ja: pas ...