Verwerking van uw recepten tegen de laagst mogelijke kostprijs. Daarnaast heb je beschikking tot de meest geavanceerde communicatietool voor jouw apotheek!
ApotheekLogistiek heeft de volgende varianten
ApotheekLogistiek standaard
Voor lokaal dispenseren in de apotheek inclusief Track & Trace in de apotheek en communicatie richting patiënt
Voor lokaal dispenseren gekoppeld aan speedfilling, inclusief Track & Trace en communicatie richting patiënt
Apotheek Track & Trace
Track & Trace en communicatie richting patiënt
Belangrijkste functies en mogelijkheden
Efficiëntie en kostenbesparing in het receptproces.
Werkdrukvermindering in de apotheek.
Patiënttevredenheid en patiëntloyaliteit.
Gebruikershandleiding
Statuspagina
De statuspagina biedt een duidelijk overzicht van de recepten en de status daarvan. Op de statuspagina kan onderscheid worden gemaakt tussen de uitvulmodus en de trackmodus. In de uitvulmodus staan alle recepten die nog uitgevuld moeten worden of nog door de eindcontrole heen moeten. In de trackmodus staan alle recepten die een locatie hebben gekregen. De locatie waarop het geneesmiddel ligt is dikgedrukt, zodat dit beter opvalt.
Hieronder gaan we verder in op alle mogelijkheden die de statuspagina biedt en welke informatie er te vinden is.
Filtermogelijkheden
Via de statuspagina kunnen de recepten op verschillende manieren gezocht en gefilterd worden. Bijvoorbeeld met de knoppen boven de verschillende kolommen:
Onder de knop 'Filters' vind je uitgebreide zoekopties.
Hieronder leggen we uit wat elk onderdeel inhoud:
Status:
Hier kan de status van het recept worden aangevinkt. Het is mogelijk om meerdere statussen tegelijkertijd te selecteren.
Label:
Als je gebruikmaakt van de labelinstellingen, is het mogelijk om een selectie op labelniveau te maken. De labels worden ook getoond na het selecteren van 'niet compleet' bij 'status'.
Afleverwijze:
Hierbij kan er een selectie gemaakt worden van bijvoorbeeld alle bezorgrecepten.
Datum gereed en Bezorgdatum:
'Datum gereed' en 'Bezorgdatum' werken alleen nadat er een selectie bij 'status' of 'afleverwijze' is gemaakt. Er zijn verschillende selectiemogelijkheden:
- 'Vandaag', 'gisteren' of 'laatste 7 dagen'. Door te klikken op de drie puntjes is het mogelijk om een selectie van 30 of 60 dagen te selecteren
- Via 'specifieke data' is het mogelijk om de recepten op een specifieke datum, selectie van een bepaalde periode of na een bepaalde datum te zoeken. De functionaliteit 'Before' is handig als je een selectie wil maken van alle recepten die ouder zijn dan een bepaalde datum.
- Bij 'Relatieve datums' kun je een selectie maken van bijvoorbeeld alle recepten van de laatste 7 dagen.
Snelle acties
Met de knop 'snelle acties' kun je het volgende doen:
- Filter en omzetten naar onderweg; voor het omzetten van alle incompleet-recepten naar de status 'onderweg'.
- Filter en omzetten naar ontvangen; voor het omzetten van alle recepten met de status 'onderweg' naar de status 'ontvangen'.
Hieronder leggen wij verder uit hoe je met deze functionaliteit kunt werken.
Wanneer je de recepten met bovenstaande optie hebt gefilterd, kun je deze resultaten nog verder verfijnen via de kolom 'afleverwijze' of de datumkolom.
Hierna kies je de optie 'omzetten naar ontvangen'.
Ter controle vraagt het systeem om je inloggegevens:
Hierna krijgen recepten de status 'ontvangen'. Wanneer er een communicatiesjabloon in ApotheekCoach is aangemaakt voor deze status, ontvangt de patiënt een bericht.
Het kan tijdens bovenstaand proces voorkomen dat er een foutmelding ontstaat:
Andere manieren van filteren
Het is via de statuspagina mogelijk om te zoeken op patiëntgegevens, alsmede via de medicatie en de adresgegevens. In de zoekbalk staat op welke gegevens je precies kunt zoeken per categorie.
Patiënt
Geneesmiddel
Adres
Gebruik statuspagina tijdens uitvulproces
Aan het einde van het uitvulproces kan je bij 'status' controleren of alle recepten compleet zijn. Indien er iets mist, kun je hier ook controleren welk recept niet compleet is. Ga hiervoor naar 'status' en kies vervolgens bij 'filters' voor 'niet uitgevuld' of 'gedeeltelijk uitgevuld' om te zien wat er mist.
Door op de statusregel te klikken, opent de inhoud van het recept. Hier kan je zien welke geneesmiddelen er bij het recept horen en welke nog niet gereed zijn.
Geneesmiddel niet geleverd door groothandel
Indien een geneesmiddel niet geleverd wordt door de groothandel, ontstaat er een "nee-verkoop". Deze worden op de ApotheekLogistiek statuspagina gemarkeerd als 'niet compleet'. Wanneer het recept één geneesmiddel bevat, krijgt het de status 'niet uitgevuld'.
Het advies is om de niet geleverde regel te laten vervallen. Klik hiervoor op het kruisje achteraan de regel. Het niet geleverde geneesmiddel wordt doorgestreept. Een niet compleet recept is rood gemarkeerd.
Als de regels die niet zijn geleverd, zijn komen te vervallen, dan wordt het recept als 'compleet' gemarkeerd.
EU of VU
Is een recept via track & trace aan een locatie gekoppeld, dan is het per receptregel inzichtelijk of het om 'EU' of een 'VU' regel gaat. Door het klikken op het recept worden de receptregels getoond, waarbij het kenmerk 'EU' of 'VU' getoond wordt.
Alle recepten van dezelfde patiënt tonen
Door in de statuspagina op 'ClientId' te klikken, is het mogelijk om de patiënten te sorteren op ClientID en worden hierdoor de recepten voor dezelfde patiënt getoond. Wanneer er voor de patiënt medicatie klaarligt op verschillende locaties in de apotheek, dan worden alle locaties getoond.
Recepten die langer klaarliggen
In de statuspagina worden de recepten na een bepaalde periode aangeduid met een kleur. Dit is een vast gegeven en niet door de apotheek zelf in te stellen. Door de muis op het uitroepteken te houden, wordt het aantal dagen dat een recept klaarligt getoond.
Verstreken dagen waarna het recept aangeduid wordt met een kleur:
Medicijnautomaat: > 3 dagen
Afhalen: > 30 dagen
Uitdeelpost: > 30 dagen
Bezorgen: > 15 dagen
Controleren op oude, niet opgehaalde recepten
Om te controleren welke recepten nog niet zijn opgehaald, kan je op twee manieren filteren via de statuspagina:
- Voor local-filling recepten filter je op de status 'ontvangen'.
- Voor de Track & Trace recepten filter je op 'compleet'.
Het is mogelijk om een overzicht uit te printen van alle kastlocaties. Dit kan helpen bij het nalopen van de oudere recepten. Lees hier meer over onder het kopje 'rapportage'.
Omboeken en doorboeken
Het omboeken van een locatie kan door op de pijltjes te klikken achter de locatie. Er kan dan gekozen worden voor het type kast, de afmeting en de vrije plaats.
Het doorboeken van één recept kan door achter het recept op het vinkje te klikken. Het volgende veld verschijnt waarin de keuze moet worden gemaakt waarom een recept wordt vrijgegeven:
Als er per ongeluk een foutieve locatie is gekozen en het bericht dient geannuleerd te worden, dan moet er voor één van de drie bovenste opties worden gekozen. Het annuleren van een bericht kan alleen binnen de ingestelde vertragingstijd in de communicatiemodule. Lees hierover meer in de handleiding van ApotheekCoach.
Het doorboeken van meerdere recepten in één handeling kan op de volgende manier:
Kies in de optie 'filters' voor een bepaalde groep recepten, bijvoorbeeld bezorgers. Als deze in één keer vrijgegeven mogen worden, vink dan het vakje aan dat naast de kolommen staat. Alle recepten op de pagina worden dan geselecteerd. Dit zijn er standaard 20. Wil je meer recepten selecteren, dan kan je op de blauwe tekst drukken die in de gele balk staat. Zie onderstaande afbeelding.
De knop 'doorboeken recepten' verschijnt rechtsboven in het scherm:
Als je op 'doorboeken recepten' klikt, dan vraagt ApotheekLogistiek om een bevestiging en moet er ingelogd worden met je inloggegevens. Deze extra check is ingebouwd ter beveiliging.
Let op: deze actie is niet meer omkeerbaar! Dus als je meerdere recepten tegelijkertijd doorboekt, zijn ze ook echt allemaal weg.
Afleverwijze wijzigen
De afleverwijze van het recept kan gewijzigd worden. Let op: op dit moment kan dit alleen voor recepten die de status 'compleet' hebben.
Om de afleverwijze van een recept te wijzigen, klik op de statuspagina op 'globaal zoeken'. Deze optie is bovenaan de rechterkant, naast de naam van de apotheek te vinden.
Vul het receptnummer in en klik op 'zoek'. De gegevens van het recept verschijnen in het volgende veld:
Door onderaan op 'verander afleverwijze' te klikken, kan er in het volgende veld gekozen worden voor de nieuwe afleverwijze:
Als er gekozen is voor de nieuwe locatie, is dit direct zichtbaar op de statuspagina. Indien er een koppeling is met ApotheekBezorgt, is het recept direct verwijderd wanneer er gekozen wordt voor 'afhalen' of 'medicijnautomaat' in bovenstaand voorbeeld.
Een recept toevoegen aan ApotheekBezorgt gaat op vrijwel dezelfde wijze als hiervoor beschreven. Het is belangrijk om het vinkje bij 'communicatie' aan te zetten, indien er een bericht naar de patiënt gestuurd dient te worden:
Er zijn twee mogelijkheden om het recept een nieuwe afhaallocatie te geven:
1. Handmatig locatie toekennen. Scan de barcode van de locatie of typ de locatie in het veld 'scan hier de locatie'.
2. Automatisch locatie toekennen. Door het scannen van het receptnummer (barcode vanuit AIS), wordt aan het recept de eerst vrije afhaallocatie aan het recept toegekend.
De patiënt ontvangt een nieuw communicatiebericht. Is er aan ApotheekLogistiek een printer gekoppeld, dan is het mogelijk om via 'print etiket' een nieuw NAW-etiket te printen. Als je klikt op 'ga naar receptstatus' wordt ApotheekLogistiek in een nieuw venster geopend. Dit is niet het geval als je op 'Afsluiten' klikt.
Overige functies statuspagina
IJssterretje
Een ijssterretje in de statusregel geeft aan dat het om een koelkastartikel gaat. Indien het recept meerdere geneesmiddelen bevat, wordt alles op de koelkastlocatie gescand. Er kan een nieuwe locatie gegeven worden aan de overige geneesmiddelen door het receptnummer in Track & Trace op een gewone kastlocatie te scannen. De koelkastlocatie blijft ook bestaan. Op de statuspagina zie je dan twee locaties.
Proactieve recepten
PA voor het recept geeft aan dat het om een proactief herhalen recept gaat.
Kast conditie
De functie 'Kast Conditie' is een praktische tool om de bezetting van de kasten te bekijken. Er kan een lijst gegenereerd worden met niet opgehaalde medicatie.
Log in FMD
De functie 'Log in FMD' wordt gebruikt om medicatie die retour gestuurd moet worden naar de apotheek, maar wel afgemeld is in de database, weer aan te melden. Deze functie vind je rechts bovenaan op de statuspagina:
Terugmelding bij FMD
Voor het terugmelden van een medicijn moet er op de button 'Log in FMD' geklikt worden. Hierna volgt het scherm waarin, op verschillende manieren, het medicijn opgezocht kan worden. Het scannen van de QR-code is de aanbevolen wijze.
Vanuit het statusscherm > Log in FMD en vervolgens 'hercontrole' kom je bij de patiënt in het statusoverzicht terecht.
Uitvullen
De uitvulpagina wordt gebruikt voor het scannen en etiketteren van de bestelling. Om dit proces te starten, moet er een keuze worden gemaakt met welke order er gestart wordt. Dit gebeurt in het kopje 'selecteer order'.
Als de juiste order is gekozen, kan er gestart worden met het scannen van de doosjes. ApotheekLogistiek print automatisch het juiste etiket bij het juiste doosje, voorzien van de juiste patiënt- en medicatiegegevens. Tijdens dit proces wordt er een sorteerlocatie aan het doosje toegekend. Door alle doosjes te scannen uit deze order en eventueel de bijbehorende picklist, is de bestelling gereed. Indien de order of picklijst geheel is verwerkt, verdwijnt deze vanzelf uit het overzicht.
1. Als je start met uitvullen hebben alle recepten de status 'niet uitgevuld'.
2. Aan het einde van het uitvulproces kan je, door op de statuspagina te filteren, zien welke recepten nog niet compleet zijn. Dit doe je door te filteren op recepten met de status 'niet uitgevuld' of 'gedeeltelijk uitgevuld'.
3. Los de problemen met de overgebleven recepten op, zodat alle recepten de status 'uitgevuld' hebben.
Op de statuspagina en in de logging heeft het recept de status 'eindcontrole' met de toekomstige afhaallocatie.
Niet geleverde of omgezette geneesmiddelen
Indien een geneesmiddel niet geleverd wordt door de groothandel, ontstaat er een "nee-verkoop". Deze worden op de statuspagina gemarkeerd als 'incompleet'.
De groothandel kan, bij het omzetten van een geneesmiddel, kiezen voor een andere verpakkingsgrootte. Als een medicijn is omgezet zie je dit in orders als volgt terug:
Indien de groothandel minder levert dan besteld, bijvoorbeeld: er is 1x 100st besteld en er wordt 3x30st geleverd, dan kunnen de doosjes gewoon gescand worden tijdens het uitvulproces. Wordt er meer geleverd dan besteld, dan kan de medicatie niet gescand worden in ApotheekLogistiek.
Als alle doosjes verwerkt zijn, kan er gestart worden met de eindcontrole.
Receptenorder
De receptenorder wordt automatisch gesloten aan het einde van de dag. Dit geldt niet voor de pro-actieve order. Indien een order niet op tijd is verwerkt en deze is gesloten, kan je deze heropenen door in 'Orders' naar de juiste order te gaan. Selecteer de juiste order door erop te klikken en rechtsboven op 'heropen order' te klikken.
De doosjes kunnen hierna weer gescand worden. Indien je niet precies weet welke order je wilt heropenen, kan je ook in de zoekbalk op geneesmiddelniveau zoeken. De orders waarin het geneesmiddel zit, zullen dan verschijnen.
Wij adviseren om de orders weer te sluiten als het uitvulproces afgerond is.
Eindcontrole
Door op de pagina 'eindcontrole' eenmalig de barcode van het recept te scannen, verschijnt het recept in beeld. Vervolgens moeten alle QR-codes van de doosjes gescand worden. Mocht er geen QR-code op het doosje aanwezig zijn, dan kan de barcode van het doosje gescand worden. ApotheekLogistiek geeft aan welke geneesmiddelen er aan het recept gekoppeld zijn en hoeveel doosjes er nog gescand moeten worden.
Na het correct scannen van alle doosjes, wordt het recept voorzien van een eindlocatie. Dit kan een plaats in de afhaalkast zijn, maar ook een afhaalautomaat of bezorglocatie. De recepten krijgen na de eindcontrole altijd de status 'onderweg'.
Indien een doosje wordt gescand dat niet bij het recept hoort, geeft ApotheekLogistiek een melding dat het doosje niet bij het recept hoort.
Na het eindcontroleproces kan je op de statuspagina controleren of je alles hebt gehad. Hiervoor selecteer je de knop 'filters' en kies je voor 'uitgevuld'. Indien alles door de eindcontrole is geweest, staan er geen patiëntgegevens. Indien een recept gedeeltelijk door de eindcontrole is geweest, kies je in plaats van 'uitgevuld' voor 'gedeeltelijk uitgevuld'. Deze recepten worden dan inzichtelijk. Er moet een keuze worden gemaakt over hoe de apotheek het recept wil afhandelen.
Track & trace
Op de Track & Trace pagina kunnen aan de recepten een locatie toegekend worden. Er moet een keuze worden gemaakt uit welk type kast, naam van de kast en afmeting van de plaats. Vervolgens wordt de barcode van het recept gescand. Track & Trace kiest automatisch de eerstvolgende vrije plaats, indien voor de optie 'automatisch toekennen' is gekozen.
Scan de barcode van het recept in het veld 'receptbarcode'. Indien het een bekend receptnummer betreft, zal de locatie rechts onderin verschijnen in het volgende veld:
Let op: er is pas een locatie toegekend als de locatie in dit veld is verschenen!
Incomplete en complete recepten
Als het recept niet compleet is, kies dan voor 'incompleet'. De patiënt ontvangt een bericht dat het recept nog niet geheel compleet is (mits dit is ingesteld in ApotheekCoach). Op het moment dat het recept wel compleet wordt gemaakt, scan het recept dan nogmaals op 'compleet'. De patiënt ontvangt dan het bericht dat de medicatie gereed is.
Indien een gedeelte van de medicatie zelf wordt klaargemaakt en op 'incompleet' wordt gescand, krijgt de patiënt het communicatiebericht dat aan de status 'incompleet' gekoppeld is. Als de volgende dag het overige gedeelte van het recept met ApotheekLogistiek wordt klaargemaakt, krijgt dit de status 'compleet' en ontvangt de cliënt het afhaalbericht dat is gekoppeld aan de status 'compleet'.
Status onderweg
Standaard wordt de extra mogelijkheid geboden om de Track & Trace recepten de status 'onderweg' te geven.
Als dit niet gewenst is, dan is er ook de mogelijkheid om dit uit te schakelen. Ga hiervoor naar ApotheekLogistiek > apotheekinstellingen > communicatie instelling > vinkje bij Track & Trace communicatie uitschakelen.
Nadat de recepten op de juiste afhaallocatie zijn geplaatst, zet je de status om van 'onderweg' naar 'ontvangen'.
Hierna is het TT bolletje blauw en is de status van het recept 'ontvangen'.
Recepten van dezelfde patiënt samenvoegen op één locatie
Als er al een recept voor de patiënt aanwezig is, vraagt ApotheekLogistiek of je de recepten wil samenvoegen of er een nieuwe locatie aan wil toekennen.
Labels
Een label is een optie om een tag aan een recept te koppelen. Bijvoorbeeld een recept dat bij de telefoon ligt, kan de tag 'telefoon' krijgen. Dit is zichtbaar op de statuspagina. De assistente weet dan dat het recept bij de telefoon ligt.
Door de knop 'label' aan te klikken, opent het volgende scherm:
De getoonde labels (nazending en welkomstbrief) zijn zelf in te vullen. De instructies voor het aanmaken van deze labels, kun je terugvinden onder het kopje 'Apotheek Instellingen'. In totaal kunnen er vijf labels aangemaakt worden. Bij elk label kan ervoor gekozen worden om deze op de statuspagina te laten zien of niet. Indien gewenst kan er een communicatiebericht aan een label gekoppeld worden.
In onderstaand voorbeeld zie je hoe een recept eruit ziet waaraan een label aan gekoppeld is.
Planner
In de AIS-instellingen wordt ingevuld op welke tijdstippen recepten naar ApotheekLogistiek worden verzonden. Deze recepten komen in de planner terecht.
Recept laten vervallen
Indien het recept niet naar ApotheekLogistiek gestuurd dient te worden, kan het recept in de planner op 'vervallen' worden gezet. Hiervoor klik je op de regel die je wilt laten vervallen. Het recept opent zich. Klik op het kruisje achteraan. Er wordt om een bevestiging gevraagd.
De planner wordt automatisch geleegd op het moment dat de order automatisch verzonden wordt. Op dat moment is het niet meer mogelijk om recepten vanuit de planner te laten vervallen. Dit kan wel op de statuspagina via het doorboeken van een recept. Zie hiervoor de uitleg onder het kopje 'omboeken en doorboeken'.
Verzendtijden instellen
De verzendtijden worden ingesteld in ApotheekLogistiek> apotheek instellingen > order instellingen.
Herhaalmodule
Recepten voor de herhaalmodule komen met een datum in de toekomst in de planner en dienen handmatig als proactief te worden verzonden.
Selecteer de recepten in de planner die als proactief verzonden moeten worden en klik op 'verzend order/maak picklijst'.
Kies hierna voor proactieve recepten. De order wordt verzonden als proactieve order.
Als er gebruik wordt gemaakt van een eigen voorraad, wordt de picklijst op dit moment gegenereerd. Klik op 'maak picklijst', vanaf hier kan de picklijst direct geprint worden. Een picklijst van de proactieve order wordt gemarkeerd als proactief. Een proactieve order is in 'bestellingen' als volgt te herkennen:
Picklijst
Als de apotheek heeft gekozen voor het werken met een eigen (uitverkoop) voorraad, dan worden er dagelijks één of meerdere picklijsten gegenereerd. Dit is een automatisch proces, dat in gang wordt gezet zodra de order naar de groothandel is verstuurd.
De picklijst is de volgende dag zichtbaar onder de knop 'toon historie'. Alle picklijsten van de voorgaande dag zijn dan samengevoegd tot één picklijst. Indien je de picklijsten eerder wilt hebben, klik dan op 'maak picklijst', de picklijsten worden dan per order in het overzicht gezet. Let op: klik alleen op 'maak picklijst' als de planner leeg is, anders wordt de order op dat moment verzonden vanuit de planner.
Onder de knop 'toon historie' staan alle picklijsten. Deze kunnen vanuit hier geprint worden.
Voor herhaalmodule/proactieve recepten wordt er "proactieve" genoteerd bovenaan de picklijst. Ook is de herhaalmodule/het proactieve recept te herkennen aan het paarse rondje met daarin "PA".
Als bij het uitvullen gekozen is voor 'picklijst' en de gehele picklijst is uitgevuld, verdwijnt deze vanzelf uit het overzicht op de pagina uitvullen:
Proactieve orders
Proactieve orders worden gesplitst op datum. Deze data worden in het drop down menu weergegeven naast ‘Proactief Order’. Zie het onderstaande voorbeeld.
Daarnaast is er ook een paars icoon toegevoegd, dat staat voor ‘proactieve order’. Dit komt nu overeen met het icoon dat we ook plaatsen bij proactieve picklijsten.
Wat is de betekenis van de datum?
De datum die wordt weergegeven achter ‘Proactief Order’ in het drop down menu, kan op twee manieren worden begrepen. Dit is afhankelijk van of de digitale pakbon van de leverancier wel/niet is ontvangen.
Digitale pakbon ontvangen
Als de digitale pakbon van de leverancier is ontvangen, dan komt de datum in het drop down menu naast ‘Proactief Order’ overeen met de sticker op het krat van de leverancier. Dit ziet er dan uit zoals onderstaand voorbeeld:
Digitale pakbon niet ontvangen
Als de digitale pakbon vanuit de leverancier niet is ontvangen (bijvoorbeeld omdat deze later wordt ontvangen of helemaal niet), dan wordt de proactieve order als volgt weergegeven in het drop down menu:
De datum achter de proactieve order is de datum waarop de proactieve order is geplaatst bij de leverancier. Ook is er een geel waarschuwingsteken in de regel geplaatst, waaraan deze proactieve orders zijn te herkennen.
Als je de cursor van je muis op de regel houdt, zie je onderstaande uitleg op het scherm:
Vanaf heden worden op de uitvullen pagina, wanneer je het drop down menu openklikt, beide soorten proactieve orders weergegeven.
Belangrijk: wanneer je meerdere proactieve orders in één dag hebt verzonden, zullen deze samengevoegd worden onder dezelfde datum
.
Bestellingen
Alle verzonden orders komen in dit overzicht terug. Indien de apotheek heeft gekozen voor het aanmaken van meerdere IDF-nummers, voor bijvoorbeeld afhalen, bezorgen, afhaalautomaat en uitdeelpost, dan komen deze als aparte orders binnen. ApotheekLogistiek werkt met een automatische verwerking van de retourberichten.
Als de assistente kiest voor een alternatief geneesmiddel, kan dit geneesmiddel op de normale wijze gescand worden op de uitvulpagina. Ter controle wordt er een extra label uitgeprint: "uitgevuld met alternatief artikel", indien deze keuze is ingesteld in: apotheek Instellingen > instelling controle etiket.
Indien een order niet geheel geleverd wordt, dan staat er in de orders een rood bolletje voor het niet geleverde artikel.
Als er een alternatief artikel wordt geleverd zie je dit als volgt:
Een proactieve order is herkenbaar doordat er 'proactief' achter de order is geplaatst.
Indien de elektronische pakbon niet actief is, of voor bijvoorbeeld BModesto orders, moet de order handmatig binnen geboekt worden. Dit doe je door op het geneesmiddel te klikken in de order. De volgende pop-up verschijnt:
Bij 'aantal' wordt het aantal ontvangen doosjes ingevuld. Op deze manier boek je de order handmatig.
Voorraad
De apotheek heeft de keuze om te gaan werken met een eigen voorraad. Deze voorraad kan bijvoorbeeld uit hardlopers en slecht leverbare geneesmiddelen bestaan. Er bestaat de mogelijkheid om geneesmiddelen op 'uitverkoop' te zetten. Deze geneesmiddelen worden dan niet meer automatisch besteld wanneer de voorraad op is. De bestelling voor de voorraadorder kan dagelijks op een vast moment worden verstuurd. Dit tijdstip is in te stellen in apotheek Instellingen > order instellingen.
Door op het vraagteken te klikken, kan men zien voor welke zorgverzekeraars het geneesmiddel preferent is. Het toevoegen van een geneesmiddel aan de voorraad, kan bij de knop 'voorraadartikel toevoegen'. Je kunt dan het ZI-nummer invoeren of de barcode op het doosje scannen. Indien het een uitverkoop geneesmiddel betreft, moet het vinkje “Uitverkoop” aangeklikt worden. Bij het toekennen van een locatie wordt de eerstvolgende vrije voorraadlocatie gekozen. Het is ook mogelijk om zelf een vrije voorraadlocatie te kiezen.
Er kan gekozen worden voor de standaard of de BModesto groothandel. De standaard voorraadorder wordt bij binnenkomst automatisch geboekt. De BModesto-order moet handmatig worden ingeboekt. De vervaldatum kan getypt worden of worden gekozen vanuit de kalender.
Indien een bestelling niet geheel geleverd wordt, wordt de eerste levering automatisch ingeboekt. Indien er een nalevering van een voorraadorder wordt geleverd, moet deze handmatig worden aangepast.
Er zijn twee nieuwe filteropties toegevoegd aan ApotheekLogistiek > voorraad.
- Selectie van alle uitverkoop artikelen (ja/nee).
- Selectie van de leverancier groonhandel/BModesto
Patiënten
In 'patiënten' is het mogelijk om de status van het recept op een snelle manier op te zoeken. Ook eventueel verstuurde e-mail of SMS-berichten zijn snel terug te zien. Door de geboortedatum, patiënt ID, patiëntnaam of mobiel nummer in te vullen in het zoekveld, kan de juiste patiënt geselecteerd worden.
In het overzicht staan de persoons-, adres- en receptgegevens. Adresgegevens, e-mail en telefoonnummer zijn in dit veld te wijzigen. De gegevens worden automatisch aangepast indien er een wijziging wordt doorgevoerd in het AIS. De nieuwe gegevens worden verwerkt in ApotheekCoach, zodra er een nieuw recept is verzonden met deze gegevens. Door op het receptnummer te klikken, wordt de status van het recept zichtbaar. Door op de blokjes onder 'actie' te klikken, gaat ApotheekLogistiek naar de plaats op de
statuspagina waar het recept zich bevindt.
Door op de receptregel te klikken, opent deze zich en kan je zien welke geneesmiddelen er bij het recept horen en of deze al uitgevuld zijn.
Bij 'gebruikerslogging' kan je zien welke acties er zijn uitgevoerd op het recept, door wie en op welk tijdstip.
In hetzelfde veld, onder 'berichten historie', kan je zien of er een bericht is verzonden naar een e-mailadres of per SMS.
Koppeling medicijnautomaat
Apotheeklogistiek biedt de mogelijkheid om te koppelen met medicijnautomaten; Pharmaself 24, Servilocker, Robowall en Pharmabox. Wanneer je de koppeling tussen de medicijnautomaat en ApotheekLogistiek wil activeren, kun je dit aanvragen bij jouw medicijnautomaat leverancier.
Wanneer er een koppeling is met de medicijnautomaat, worden de recepten automatisch vrijgegeven in ApotheekLogistiek zodra de cliënt het pakket uit de automaat haalt. Lees dit artikel voor meer informatie over de koppeling met de medicijnautomaat.
Na het beëindigen van het recept in ApotheekLogistiek via 'Recept opgehaald door patiënt' of 'Recept opgehaald door bezorger', wordt er vanuit KIJKsluiter een bericht naar de patiënt verzonden.
Berichten die verzonden worden naar de patiënt:
Controleren of er een bericht verzonden is
Ga hiervoor naar:
- Patiënten
- Selecteer de patiënt
- Selecteer het recept
- Klik op 'berichten historie'
- Klik op tabblad "KIJKsluiter"
Redenen waarom er geen video verzonden wordt:
- Er is geen video beschikbaar
- Er is geen mobiel nummer of e-mailadres bekend.
Kastbeheer
In het kastbeheer worden de sorteerkasten en afhaalkasten ingericht. Door de knop 'Instellingen capaciteit' te gebruiken, kan er ingesteld worden hoeveel doosjes van elke grootte er per locatie in kunnen. Zo kunnen de sorteer- en afhaallocaties op maat worden ingericht voor iedere apotheek.
Op deze pagina kunnen zowel de sorteer-, afhaal- en voorraadlocaties worden ingericht.
Om geneesmiddelen op voorraadlocaties te kunnen leggen, moeten er eerst locaties aangemaakt worden. Dit doe je door op 'voorraad' te klikken. Klik vervolgens op het +-teken bij 'standaard voorraad' locatie.
De locaties kunnen gedefinieerd worden. Ook kunnen koelkast- of incontinentielocaties gekozen worden. Opiaten kunnen ook aan de voorraad worden toegevoegd, desgewenst in een aparte voorraadlocatie.
In dit artikel vind je uitgebreide uitleg over het kastbeheer.
Apotheekinstellingen
Scanvertraging instellingen
Bij deze functie kan de vertraging van de printer worden ingesteld, zodat er niet te snel achter elkaar gescand kan worden. Dit voorkomt dat het systeem vast kan lopen of dat er problemen ontstaan met de labels.
FMD Licentie
Bij deze functie wordt, eenmalig door de ApotheekCoach Specialist, het FMD-certificaat ingelezen in ApotheekLogistiek. Deze licentie is nodig om de medicatie af te kunnen melden bij het FMD.
Order Instellingen
In order instellingen worden de groothandel en bestelgegevens ingevoerd, in overleg met de apotheker. Er kunnen 7 verschillende IDF-nummers worden vastgelegd.
voorraad
afhalen
bezorgen
afhaalautomaat
herhaalmodule
uitdeelpost
BModesto
De IDF-nummers worden toegevoegd door op 'voeg toe' te klikken:
In order instellingen vul je de gewenste besteltijden en groothandel in. Ordertijden en groothandel moeten per apotheek worden ingesteld. Binnen een cluster kunnen er verschillende tijden of groothandels worden ingevoerd. Door het selecteren van de dagen en het instellen van de besteltijd, wordt op de geselecteerde dagen automatisch een voorraadorder naar de groothandel verzonden. Ga hiervoor naar: apotheekinstellingen > order instellingen > selecteer de dagen > klik op 'wijzigingen opslaan'.
Indien er ook een BModesto IDF-nummer is ingevuld, wordt de order voor BModesto verzonden op de dagen en het tijdstip waarop de voorraadorder naar de reguliere groothandel wordt verzonden. BModesto levert zelf de medicatie aan de apotheek.
Definitie Verpakkingsgrootte
In definitie verpakkingsgrootte kan de grootte van de verpakking worden vastgelegd, zodat bijvoorbeeld een grote verpakking altijd in een grote locatie terecht komt. Om een artikel toe te voegen: klik op 'voeg toe'. In het volgende scherm kan gezocht worden op naam, ZI-nummer en barcode. Als het juiste geneesmiddel is gekozen, kunnen alle geneesmiddelen binnen hetzelfde PRK geselecteerd worden door op het vinkje te klikken. De gewenste afmeting kies je rechtsboven.
Alternatieve barcode
In alternatieve barcode kan een afwijkende barcode worden vastgelegd, zodat deze herkend wordt door ApotheekLogistiek. Wij bevelen aan dit alleen door gediplomeerd personeel te laten doen en altijd een controle te laten uitvoeren.
Indien een verpakking niet gescand kan worden, is het mogelijk om met de EAN-code het uitvulproces te voltooien. Ga hiervoor naar 'orders' op de statuspagina.
Vul het geneesmiddel in de zoekbalk in. Hierna verschijnen alle orders waar het geneesmiddel inzit. Open de order en zoek het geneesmiddel op. Kopieer hierna het ZI-nummer.
Ga vervolgens naar 'voorraad' op de statuspagina en klik op 'voorraadartikel toevoegen':
Deze code kan gebruikt worden in het uitvulproces. Indien er meerdere verpakkingen zijn, moet de EAN-code meerdere malen worden ingevoerd.
Bij de eindcontrole is de EAN-code ook nodig om het proces te kunnen voltooien.
Indien een afwijkende barcode wordt gebruikt tijdens het ApotheekLogistiek proces, kan men er voor kiezen om een extra controle etiket te laten printen. Dit kan worden ingesteld in: apotheekinstellingen > instelling controle etiket.
Hoog Risico Artikel
In hoog risico artikel bestaat de mogelijkheid om hoog risico medicatie vast te leggen. Wij adviseren om in dit onderdeel ook de opiaten vast te leggen. Kies in hoog risico artikel voor 'voeg toe'. Er wordt gezocht op artikelnaam. Door het vakje in de blauwe balk aan te klikken, kunnen alle artikelen met hetzelfde PRK in één keer worden toegevoegd.
Instelling Controle Etiket
In instelling controle etiket kan er per categorie worden aangegeven of een controle etiket gewenst is. Dit controle etiket wordt geprint tijdens het eindcontrole proces.
Label Instellingen
In label instellingen kan er een extra label aangemaakt worden, zoals bijvoorbeeld: 'recept in bestelling' of 'bureau apotheker'. Deze labels kunnen worden gebruikt in de Track & Trace module. Indien gewenst kan er een welkomstmail verzonden worden. In de communicatiemodule kan er een tekst aan de labels gekoppeld worden. Of het label zichtbaar is op de statuspagina, kan per label aangegeven worden door het vinkje te verschuiven. In totaal kunnen er 5 labels aangemaakt worden.
Herinneringstijd instellen
Als de apotheek een herinnering wil sturen naar de patiënt voor niet opgehaalde bestellingen, kan bij 'herinneringstijd instellen', het aantal dagen waarna de herinnering wordt gestuurd worden ingesteld. In de communicatiemodule moet de herinneringstekst aangemaakt worden. Lees dit artikel voor meer informatie.
Speedfilling
Als er gebruik wordt gemaakt van 'speedfilling', dan
dient in dit gedeelte het IDF-nummer te worden ingevuld.
Rapportage
Rapportage over het verbruik van de centrale voorraad van ApotheekLogistiek door subapotheek.
Klik in het hoofdmenu op 'Rapportage' en kies voor 'picklijst'.
Selecteer de juiste maand en klik op het printericoon.
Overzicht van alle locaties in ApotheekLogistiek
Ga in het hoofdmenu naar 'Rapportage' en klik vervolgens op 'export van de kastlocatie'.
Maak eventueel eerst een selectie en klik daarna op het printericoon. Dit maakt het ook mogelijk om het bestand op te slaan als PDF.
Order versturen vanuit de planner
- Klik op de planner in het hoofdmenu.
- Selecteer alle patiënten waarvoor je een order wilt versturen.
- Klik hierna op 'Verzend order/Maak picklijst'.
Aantal vrije locaties binnen een locatie tonen
Via de statuspagina kun je inzien wat het aantal vrije locaties is binnen een locatie. Het is ook mogelijk om deze gegevens te exporteren.
- Klik op de statuspagina in het hoofdmenu.
Voorraad en zorgverzekeraar
- Klik op 'voorraad' in het hoofdmenu. Alle aanwezige voorraad wordt getoond.
- Houd de muis op het vraagteken naast 'preferent yes/no'. Je ziet nu alle zorgverzekeraars waarbij dit middel preferent is.
Verbruik gedurende 30 dagen
In het voorraadoverzicht is te zien wat het verbruik is van de afgelopen 30 dagen. Deze informatie kun je vinden in de kolom 'totaal verbruikt'.
Koppeling medicijnautomaat We hebben niet alleen de koppeling met de medicijnautomaten Pharmaself24 en Servilocker, maar ook met de Robowall en Pharmabox. Wanneer je de koppeling tussen de medicijnautomaat en ApotheekLogistiek wilt activeren, kun je ...
Elektronische pakbon van BModesto De voorraadorder wordt automatisch bij BModesto besteld, maar bij binnenkomst van de order is dit een handmatige actie. De handmatige actie is niet meer nodig. De order wordt net als bij de groothandel automatisch ...
In deze release hebben we nieuwe functies en bugfixes uitgevoerd voor een soepelere gebruikerservaring. Nieuwe functies en verbeteringen 1. Overzichtspagina voorraad De kolom 'vervaldatum' is toegevoegd aan het voorraadbeheer. Deze kolom maakt het ...
In deze release zijn een aantal BUGS in de software opgelost. Daarnaast is er een wijziging doorgevoerd met betrekking tot proactieve orders. 1. Wijzigingen proactieve orders In het uitvulproces Oude situatie Er werd één proactieve order weergegeven ...
Performance problemen bij het koppelen van een Pharmacom recept in de track-en-tracemodule van APL. Pharmacom-gebruikers hadden soms een lange wachttijd voordat er een locatie getoond werd via de track-and-trace module. Reden: Op sommige momenten van ...
