ApotheekBezorgt

ApotheekBezorgt

Versie 5.4.5

Algemeen

Grip op het bezorgproces en sluit aan op de wens en verwachting van uw patiënt!

Doel en doelgroep
  1. Openbare, zelfstandige apotheek.
  2. Apotheken met een Pharmacom, CGM of SmartMed-systeem.
  3. ApotheekBezorgt voor patiënt.

Belangrijkste functies en mogelijkheden

  1. Bezorgroute-optimalisatie.
  2. Betaaloptie.
  3. Locatiefinder pakketten en bezorger.
  4. ApotheekBezorgt voor patiënt.
  5. Bezorgtijdenkeuze.
  6. Track-and-trace voor de patient.
  7. Video ApotheekBezorgt CGM
  8. Video ApotheekBezorgt Pharmacom

Gebruikershandleiding

1. Planner

In de planner komen alle aangeschreven bezorgrecepten terecht. Afhankelijk van de bezorgroute (Pharmacom/FarmaSys) of kluiscode (CGM) komt het recept binnen in de algemene categorie (General) of in een specifieke, voor de apotheek toegekende, categorie. Bijvoorbeeld Baxters of Buitengebied. De recepten kunnen onderling verplaatst worden binnen de categorieën. Er kan ook gekozen om ApotheekBezorgt in te richten met Areas (bezorggebieden). Op de pagina worden tevens de foutieve adressen getoond. Adressen die in deze pop up staan, komen niet in ApotheekBezorgt terecht, omdat er geen juist adres aan gekoppeld kan worden.

Om de foutieve adressen correct in te voeren, klik op de link. In het volgende scherm kunnen de juiste adressen gekozen worden en vanuit daar naar de Planner in ApotheekBezorgt gestuurd worden. Vergeet niet het adres aan te passen in het AIS!

Op zowel de categoriepagina en de area pagina zijn filters toegevoegd om het zoeken en plannen van de recepten te vergemakkelijken.

Er kan ook gefilterd worden op gepinde en niet gepinde pakketjes.

Indien er meerdere recepten voor 1 cliënt in de planner aanwezig zijn, worden deze getoond als 'bundle packages'. Deze pakketjes worden samengevoegd in de planner en veranderen geel van kleur:

Op de plattegrond zijn de recepten, per categorie, te zien. Door in te zoomen op de kaart, wordt er een gedetailleerde kaart getoond van de pakketjes.

Wanneer je een groep recepten wilt selecteren om ze naar een andere categorie te verplaatsen, doe je dat door het tekenen van een polygoon op het scherm. De recepten worden geselecteerd en kunnen vanuit het overzicht naar een specifieke categorie gesleept worden.


Een route kan op verschillende manieren gemaakt worden:

Categorie view:
  1. selecteer de recepten door er een polygoon erom te trekken
  2. selecteer de recepten handmatig
Area view:
  1. selecteer alle recepten uit een Area van de gekozen daypart
  2. selecteer een gedeelte van de recepten uit een Area van de gekozen daypart

Klik op 'Create Route':

Er moet een naam worden gegeven aan de gekozen recepten, een start- en eindtijd, welk vervoersmiddel en het start- en eindpunt.

De pakketjes verplaatsen naar het onderdeel 'Routing'.
Indien een recept nog bij een reeds aangemaakte route gevoegd moet worden, kan dit bij 'More Actions'. 
'NOP' geeft het aantal pakketjes aan in de bestaande route en 'Type' geeft het vervoersmiddel aan.
Bij 'More Actions' kan het recept geannuleerd worden. Er is een veld waar zelf een opmerking getypt kan worden:

Als laatste kan er bij 'More Actions' zelf een bezorgdatum worden gekozen:

Als er een recept verplaatst moet worden naar een andere bezorgdag, is dit recept makkelijk op te zoeken via de planner. Vul het receptnummer in de zoekbalk in. Het volgende scherm verschijnt:

Door op 'Re-arrange' te klikken kan de datum en de daypart gewijzigd worden.

Als de wijziging bevestigd is, is het recept verplaatst naar de gewenste dag.
Indien de status van een bezorging achteraf gewijzigd moet worden, kan dat door in de route het recept te selecteren en op de 'Actions' knop te klikken. De knop 'Change Status' verschijnt: 

De volgende pop up verschijnt:

Bij package status kan er gekozen worden uit alle mogelijkheden die er zijn bij het bezorgen van een recept:

Er kan een opmerking getypt worden bij 'Details'. De status van het recept wordt direct in de route aangepast, op de report page en in het worked hours report.
Baxterrecepten kunnen apart geselecteerd worden op de Planner pagina. Hierdoor kunnen alle baxterrecepten in een route worden geplaatst.
Bovenaan op alle pagina's is het activity centrum te vinden. Hierin worden alle acties van alle medewerkers overzichtelijk getoond.

Iedere actie in ApotheekBezorgt met betrekking tot de routes, wordt hierin vastgelegd. Bijvoorbeeld het maken van een route, recalculate van een route, automatisch pakket toekennen aan de beste route en het verwijderen van een pakket uit de route worden hier getoond:










De blauw gekleurde tekst verwijzen naar een route. Door hierop te klikken, ga je direct naar de juiste route. Het aantal aanwezige pakketjes in de route wordt ook getoond.


2. Routing

In het onderdeel 'Routing' zijn de gemaakte routes vanuit de Planner zichtbaar. De pakketjes die zich in de gemaakte route bevinden, worden getoond, evenals de routekaart.

Eventueel kunnen pakketjes handmatig aan de route worden toegevoegd, er moet dan wel op 'Recalculate' geklikt worden om de route zo optimaal mogelijk te laten verlopen.

Als de route niet optimaal is, kan een pakketje binnen de route ook handmatig verplaatst worden. Pak het pakketje vast en sleep het naar de gewenste plek. De route wordt direct aangepast. Let op: niet op recalculate klikken, dan gaat de route weer naar de oorspronkelijke route terug.

Aan de route moet een bezorger worden toegekend, door op 'choose courier' te klikken.

De route laat de afstand en de verwachte bezorgtijd zien. Tevens of er pakketjes zijn met een factuur en eventuele koelkastproducten worden inzichtelijk.

Wanneer de routes gemaakt zijn en patiënten niet meer hun bezorgadres of bezorgtijdsblokken kunnen veranderen en de recepten klaar zijn voor bezorging, dient ieder recept/pakket in ApotheekBezorgt nog voor een laatste keer gescand te worden. Dat noemen we presentmelden van een pakket. Daarmee wordt het pakje in ApotheekBezorgt voor de bezorger afgevinkt, dat zie je door het groene vinkje. 

Info
Baxter pakketten, indien gekoppeld door Apotheek Voorzorg of Apotheek de Hoofdrol, kunnen batch gewijs worden bevestigd: Indien er 1 baxter pakket bevestigd wordt, worden alle gebundelde baxter pakketten bevestigd, als dit in de instellingen is aangegeven.





De bezorger kan gaan rijden als alle pakketjes present zijn gemeld op de route.
Door het pakket te selecteren verschijnen er verschillende mogelijkheden:

Pakket informatie, verander route en haal pakket uit de route zijn de getoonde mogelijkheden.
Als een route nog niet gestart is, staan bovenaan de lijst met namen 2 knoppen: confirmed en not confirmed. Door deze functie kunnen alle niet bevestigde pakketjes in 1 handeling uit de route worden genomen.

3. Report

In report wordt het overzicht van alle pakketjes getoond. Er kan geselecteerd worden op meerdere filters.

Door een recept te selecteren, wordt er meer informatie getoond met betrekking tot de status van het recept en door welke bezorger het pakket bezorgd wordt.  In deze functie kan er gezocht worden op receptnummer (global) of op patiënt naam (today).
In 'Courier Note' kan de apotheek zien de bezorger heeft aangegeven of de cliënt gebeld wil worden met betrekking tot de medicatie.

In bovenstaand voorbeeld is er 1 verzoek van de client in de app gezet. Door deze opmerking te selecteren, opent zich het volgende veld:

Door op het fietsje, achteraan de regel, te klikken opent zich de opmerking die de bezorger geplaatst heeft:
  1. Door over het fietsje te zweven, worden de initialen van de apotheekmedewerker zichtbaar die de melding heeft afgehandeld.
  2. Het handje geeft aan dat de patiënt een vraag heeft over de medicatie en terug gebeld wil worden.
  3. De apotheek kan de opmerkingen tevens per e-mail ontvangen. Daarvoor moet in het veld in Settings→General→Pharmacies het e-mailadres van de apotheek ingevoerd  worden.
  4. Achter het recept is de bron van het recept zichtbaar. Dit wordt weergegeven door een icoon.
  5. Als er voor een pakket geen actie wordt ondernomen in de app, dat wil zeggen, niet op afgeleverd of mislukt gezet is, dan krijgt het pakket de status “not set”. 
  6. Op de Report pagina zijn de pakketjes met de “not set “ status te selecteren. Pakketjes krijgen de status “not set”, indien de bezorger geen keuze maakt of het pakket bezorgt is of niet. De volgende dag heeft het pakket automatisch de status “not set” gekregen.
  7. Deze pakketjes kunnen vanaf de Report pagina geselecteerd worden en er kan een keuze gemaakt worden wat er met deze pakketjes moet gebeuren: Een route wordt automatisch beëindigd als de volgende dag begint, pakketjes waar geen status aan toegekend is, krijgen dan de status “not set” op zowel de route pagina als de report pagina: 






4.  Patiënt 

Er kan gezocht worden op patiëntnaam, of door eerst een B te typen, gevolgd door de geboortedatum.

Het veld toont de gegevens van de cliënt, inclusief alle recepten uit het verleden. Per recept kan worden ingezien of het pakketje in een route geplaatst is, aangemeld is op een route of bezorgd is.
Indien er geen adres bekend is en er wordt een adres aan toegevoegd, dan wordt dit automatisch het standaardadres. Indien er al een adres bekend is, moet door de gebruiker gekozen worden wat het standaardadres is.

5.  Settings

General Setting


Addresses:

In Special Addresses kunnen specifieke adressen, zoals een huisarts of verzorgingshuis, worden ingesteld.



Wanneer je de instellingen opent, krijg je een aantal opties te zien.

Address Book

Hier zie je alle special addresses staan die je hebt opgeslagen. In dit scherm kun je het adres eventueel verwijderen door middel van het prullenbakje.




Bundle Addresses

Hier zie je alle adressen staan met meerdere huisnummertoevoegingen. Door middel van het penicoontje kun je het adres aanpassen. Met het prullenbakje kun je het adres verwijderen.



Add new address

Hier kun je een nieuw special address toevoegen (single location). Dit kan bijvoorbeeld een adres van een verzorgingstehuis of andere zorginstelling zijn.






- Courier and Location Types


In Courier types wordt ingesteld welk type bezorgers er zijn, bijvoorbeeld fiets of auto, hoeveel pakketjes er maximaal mee kunnen in één route en wat de gemiddelde parkeertijd is.
In Location types wordt ingesteld wat de aflevertijd aan de deur is, of er voor meerdere cliënten op dit adres bezorgd wordt en of de meldingen aan moeten staan.

Ook kun je in dit scherm een bundle location toevoegen. Dit is een adres waarvan het huisnummer meerdere huisnummertoevoegingen bevat. Bijvoorbeeld: huisnummer 75 - 75a, 75b,  75c, etc.
​
​

- Receptstatus settings


In receptstatus settings kunnen verschillende instellingen vast gelegd worden.

- Packages

In Test Packages kunnen test pakketten worden toegevoegd. Dit wordt alleen bij het opstarten van ApotheekBezorgt gedaan.

- Pharmacies

  1. Emailadres: Hier kunt u het e-mailadres van de apotheek invoeren waarop de opmerkingen van de bezorgers via de bezorgapp binnen moeten komen.
  2. Route initialization time: Deze tijd geeft aan hoelang een bezorger is bij binnenkomst om zijn route compleet te maken tot het tijdstip van vertrek. Deze tijd wordt automatisch toegevoegd aan de route als gewerkte tijd.
  3. Batch confirmation: Indien er gewenst wordt dat er per cliënt in één handeling meerdere pakketjes worden bevestigd in dezelfde route, moet de batch confirmation aan worden gezet.
  4. Print delivery notes: Indien gewenst kunnen bezorgnotities op een apart etiket geprint worden als het pakket bevestigd wordt op de route. Hiervoor moet deze functie hier aan gezet worden. Indien er een etiket met een extra opmerking wordt geprint in ApotheekBezorgt, wordt deze als eerste geprint. Hierna volgt het normale QR etiket. Op deze manier kan het tweede etiket gedeeltelijk over het eerste etiket geplakt worden, zodat dit ook op kleine pakketjes past.

Courier List

In Courier List kunnen bezorgers worden actief of indien gewenst inactief gemaakt worden. Door op de knop Add Courier te klikken kunnen de gegevens worden ingevoerd.
Tevens is hier het work hours report van iedere bezorger terug te vinden en aan te passen door de planner/apotheker.
Door op de button “Select a date range” te klikken en de gewenste periode te selecteren, worden alleen de bezorgers getoond die in die periode een route afgerond hebben. 

De knop last Route Date geeft aan op welke dag de bezorger zijn laatste route heeft gereden.

Door op “see report” te klikken wordt het volgende scherm geopend:

De ritten van de bezorger zijn hier in te zien, te wijzigen en goed te keuren. Door op de knop Edit te klikken ontvouwt zich het scherm waar de wijzigingen in aangebracht kunnen worden:

Hier kunnen de gereden tijd en afstand aangepast worden. Ook of het gebruikte voertuig eigendom van de bezorger of de apotheek kan hier aangegeven worden. Route time geeft de daadwerkelijk gereden tijd aan.
Als de wijzigingen zijn aangebracht en bevestigd zijn met het vinkje, verschijnen de initialen van degene die dit goed gekeurd heeft bij deze knop:






Als je met de muis over deze knop zweeft, wordt de volledige naam weergegeven.
Door in het courier work hour report de gewenste datum te selecteren in de kalender, verschijnen de bezorgers die in de opgegeven periode een of meerdere routes hebben gereden. Naast het veld van de kalender verschijnt, na selectie van de gewenste data, de knop “download report”. 

In het getoonde rapport worden naast de bezorger, het aantal stops, totaal gewerkte uren, totaal aantal goedgekeurde uren, totale afstand en eventueel de totale afstand bij gebruik van een privé vervoersmiddel.

Area

Area's toevoegen en Area's verdelen in specifieke postcode gebieden: 
Een Area kan je aanmaken door in settings→ area op “set a new area” te klikken. Er moet eerst een naam worden gegeven aan de Area, waarna de gebieden gekozen kunnen worden. In de volgende schermen kan er gekozen worden voor tijden, bezorgdagen en vervoersmiddel. Als een straat in meerdere Area's voorkomt, kan deze gesplitst worden. Dit doe je door achter de postcode op het verdeelteken te klikken, de volgende pop up verschijnt: 

Kies de gewenste lettercombinaties en klik op Save. De ingevulde postcode met gekozen lettercombinaties staat nu in de Area. In een andere Area kunnen de overige postcodes worden ingevuld. 
Meer uitleg hierover vind je hier:


Rules

De rules worden aan  het begin van het proces ingesteld en werken volgens het als→ dan principe. Zo kan er bijv. onderscheid gemaakt worden tussen de planbare en spoed (sameday delivery) recepten. Bijv. Alle recepten met Receptlocatie/Kluiscode SPO (Spoed) zijn bij aanmelding in ApotheekBezorgt dezelfde dag klaar voor bezorging en dienen naar een aparte Spoed categorie geplaatst te worden. Tevens mag de patiënt van een recept met Receptlocatie SPO zelf geen tijdsblokken meer kiezen. Zo kan de apotheek middels deze tags en de te definiëren rules de applicatie helemaal aan de situatie van de apotheek aanpassen.
Indien de cliënt een tijdsblok heeft gekozen, wordt het een pinned package en is te herkennen aan een punaise.
Voor meer overzicht kan er ook voor gekozen worden om via Rules de gekozen recepten naar een specifieke categorie te verplaatsen. 

In onderstaand voorbeeld van een rule, geeft men aan dat de ready time van recepten recept uit apotheek X, die behoren bij 2 verschillende Area's, op 15:00 uur worden gezet. Door het vinkje "assign first available DayPart starts after ready time" aan te vinken, gaan deze recepten automatisch naar de eerst volgende beschikbare dag gedeelte waarop er bezorgd wordt.












    • Related Articles

    • Installatie ApotheekBezorgt

      Systeemvereisten Samsung A20e mobiele telefoons (afhankelijk van aantal couriers die tegelijk de weg op zullen gaan) Mobiele telefoon abo's met minimaal 1gig data (afhankelijk van aantal telefoons) Voor printen van adreslabels met QR-code, ...

    • Releasenotes ApotheekBezorgt 5.0.1

      Alleen pakketjes van dit jaar op Reportpagina In de nieuwe versie van ApotheekBezorgt, worden alleen de pakketjes van dit jaar getoond op de Reportpagina. Pharmacom gebruikt ieder jaar dezelfde receptnummers, waardoor de pakketjes van voorgaande ...

    • Releasenotes ApotheekBezorgt 5.1.0

      Activity centrum Op alle pagina’s van ApotheekBezorgt is het activity centrum in te zien. Deze bevindt zich rechtsboven in, boven de datum: Iedere actie in ApotheekBezorgt met betrekking tot de routes, wordt hierin vastgelegd. Bijvoorbeeld het maken ...

    • Releasenotes ApotheekBezorgt 5.4.3

      ApotheekBezorgt Beperkingen aan- of uitzetten voor herbezorging. Indien er op de Report pagina een pakketje nogmaals voor bezorging wordt aangemeld, door op de 3 puntjes achter het recept te klikken, kan er gekozen worden of er beperkingen zijn voor ...

    • Releasenotes ApotheekBezorgt 5.4.5

      Bug fixes Als de apotheek gebruikmaakt van het bundle special adres, werd er tot nu toe maar een pakket getoond in de route. Er werden andere pakketten getoond die wel de status hadden, maar niet getoond werden. Dit probleem is opgelost, alle ...